Dimarts, nou del vespre. A l'oficina ja no hi queda ningú, però continuen encesos els llums del fons de la sala, l'aire de la sala de reunions funciona des de la reunió de les deu del matí, i les pantalles, la impressora i la cafetera esperen en repòs que algú torni demà. No és culpa de ningú: la regla de sempre, «l'últim que surti, que apagui», té un error de disseny, i és que gairebé mai no sap un que és l'últim.

Amb l'octubre arriba, a més, la calefacció, i amb ella la despesa que menys es veu: nits i caps de setmana escalfant despatxos buits. La solució no és enganxar un altre cartell al costat de l'interruptor, sinó que l'oficina s'apagui sola: per horari, per presència i en tancar.

Una oficina està buida set de cada deu hores

Fes el compte amb una oficina normal, oberta de dilluns a divendres de nou a set. Són 50 hores d'activitat a la setmana, i la setmana en té 168: l'oficina passa buida 118 hores, set de cada deu, sense comptar festius, ponts ni l'agost. Tot el que es quedi encès durant aquest temps és despesa sense ningú que l'aprofiti.

I se'n queda més del que sembla. La llum de les zones per on ja no passa ningú; la climatització —normalment el consum més gran d'una oficina— funcionant per a una sala buida; i una llarga llista d'aparells en espera: pantalles, impressores, la cafetera, l'escalfador de l'office. Cadascun per separat consumeix poc, però sumats i multiplicats per 118 hores a la setmana es noten a la factura.

Tres capes: horari, presència i tancament

Una oficina que s'apaga sola no depèn d'una sola regla, sinó de tres que es complementen.

1. L'horari

La base és un calendari que l'oficina coneix: dies laborables, festius, horari d'estiu, vacances d'agost. Amb aquest calendari, la climatització arrenca una estona abans que arribi el primer —perquè a les nou la sala estigui a temperatura— i s'atura una mica abans de l'hora de sortida, aprofitant la inèrcia de l'edifici. El mateix amb la il·luminació general i amb els endolls dels aparells que no tenen per què passar la nit en espera.

2. La presència, zona a zona

L'horari posa el marc; la presència decideix a dins. La sala de reunions, els lavabos, l'office, l'arxiu o els passadissos no necessiten llum ni clima si no hi ha ningú, i un sensor per zona se n'encarrega. Aquí hi ha un detall que marca la diferència: en un lloc de treball cal un sensor de presència, capaç de detectar algú que està quiet davant de l'ordinador, i no un de moviment, que apagaria la llum a qui fa deu minuts que llegeix un contracte. Ho expliquem amb més calma a l'article sobre llums automàtics i sensors de presència.

Les lluminàries al costat de les finestres es poden regular, a més, amb la llum natural: en un matí clar de Barcelona, la primera fila de taules gairebé no necessita llum artificial.

3. El tancament

La tercera capa és la que resol allò de «l'últim que surti». En lloc de dependre de la memòria de ningú, l'oficina s'apaga quan l'última persona arma l'alarma o surt amb el seu codi: en aquell moment s'activa el mode tancament, que apaga llums, clima i els endolls de pantalles, impressora i cafetera, i deixa encès només el que s'ha de quedar encès. És l'altra meitat d'una cosa que ja fa el control d'accessos en oficines i locals: si el primer a arribar ho encén tot amb la seva entrada, l'últim a marxar ho apaga tot amb la seva sortida.

El que no s'apaga mai

Un mode tancament ben fet sap també el que no ha de tocar:

  • El rack, el router i el SAI. La xarxa, la centraleta i el servidor han de continuar vius de nit: còpies de seguretat, accés remot, actualitzacions.
  • La nevera de l'office, per raons òbvies.
  • Les càmeres i l'alarma, que precisament comencen el seu torn quan tothom marxa.
  • Els ordinadors. Tallar el corrent a un equip encès pot fer perdre feina. El que s'apaga són pantalles i perifèrics; els ordinadors s'apaguen o se suspenen segons la política d'informàtica de l'empresa.

I si algú es queda fins tard?

És l'objecció més habitual, i té resposta: l'oficina no s'apaga a sobre de ningú. Mentre el sensor detecta algú a la seva zona, aquesta zona continua encesa encara que l'horari s'hagi acabat; la resta de l'oficina s'apaga. Abans d'apagar una zona, la llum baixa un moment a manera d'avís, i un polsador a la paret o l'app permeten allargar llum i clima una o dues hores més. El mode tancament complet només arriba quan surt l'últim.

La climatització, la despesa més gran i la més fàcil d'oblidar

Si s'ha de triar per on començar, gairebé sempre és pel clima. És el que més consumeix i el que més s'oblida encès, perquè no es veu: una llum encesa en una oficina buida crida l'atenció des del carrer, però un split escalfant una sala de reunions buida no el veu ningú. Lligar el clima a l'horari d'obertura i a l'ocupació real elimina aquesta despesa fantasma: res d'aire a tota potència en una sala buida ni calefacció encesa tota la nit.

Dues regles senzilles fan la resta. Les sales de reunions només es climatitzen quan s'utilitzen. I si algú obre una finestra amb la calefacció o l'aire en marxa, el clima d'aquella zona es posa en pausa fins que es tanca.

El que ja exigeix la normativa

Res d'això no és una idea nova: és el que la normativa ja demana als edificis d'una certa mida.

A una oficina petita en un local de lloguer no se li exigeix res de tot això. Però la lògica és exactament la mateixa: si als edificis grans se'ls obliga, és perquè funciona.

Mesurar abans de decidir

La manera més honesta de saber quant es pot estalviar és mirar el que consumeix l'oficina quan no hi ha ningú. El consum d'un diumenge a les tres de la matinada és, gairebé sencer, despesa que ningú no fa servir: el que queda en espera, el que es va quedar encès, el que no s'apaga mai i potser s'hauria d'apagar. Amb un mesurador al quadre elèctric es veu en una setmana, i a partir d'aquí cada decisió té un número al darrere.

Aquest és el punt de partida de l'auditoria inicial, que és gratuïta: quantifica l'estalvi esperable en el teu cas concret abans que inverteixis res.

Quant s'estalvia i quant costa

Depèn del punt de partida —no estalvia el mateix una oficina on tot es queda encès que una on algú ja apaga a consciència—, però l'automatització d'il·luminació i climatització permet reduir fins a un 40% el consum elèctric. La xifra real de la teva oficina és la que surt de l'auditoria, no la d'un fullet.

La instal·lació tampoc no atura l'activitat. En treballar amb sistemes sense fils no hi ha obres, i es fa fora d'horari o per fases si cal; la majoria d'instal·lacions es completen en una sola jornada. Els projectes complets parteixen des de 2.500 €, i a la pàgina de domòtica per a empreses tens la resta del que fem en oficines, hotels i locals.

Dubtes habituals

I si algú es queda treballant fins tard?

L'oficina no s'apaga a sobre de ningú. Mentre un sensor de presència detecta algú a la seva zona, aquesta zona continua encesa encara que l'horari s'hagi acabat; la resta s'apaga. Abans d'apagar, la llum baixa un moment a manera d'avís, i un polsador o l'app permeten allargar la llum i el clima d'aquesta zona una o dues hores més. El mode tancament complet només arriba quan surt l'últim.

Cal canviar l'aire condicionat o les lluminàries?

Gairebé mai. El més habitual és controlar el que ja hi ha: mòduls darrere dels interruptors o control per zones amb DALI o Zigbee per a la il·luminació, i el mateix equip de climatització integrat al sistema, sigui un split, un casset o un sistema per conductes. A la visita comprovem què admet cada aparell abans de proposar res.

Es pot fer en una oficina de lloguer?

Sí. En treballar amb sistemes sense fils no hi ha obres: sensors a pila, mòduls que es col·loquen darrere dels interruptors existents i un petit servidor al rack o en un armari. No es toca l'estructura del local, i si l'empresa es trasllada, la major part de l'equip es desmunta i se'n va amb ella.

Els sensors vigilen els treballadors?

No. Un sensor de presència sap si hi ha algú en una zona, no qui és ni què fa: no grava imatge ni so. I com que instal·lem sistemes 100% locals, horaris, consums i accessos es processen i s'emmagatzemen a la mateixa instal·lació, no en servidors de tercers. Si a més hi ha control d'accessos amb codis per empleat, convé informar-ne la plantilla, com amb qualsevol registre d'entrades.

Què passa amb els ordinadors i el servidor?

No se'ls talla el corrent: apagar de cop un ordinador encès pot fer perdre feina, i el servidor, el router, el SAI i el rack de xarxa han de continuar funcionant de nit. El mode tancament apaga pantalles, impressores i cafetera, que són les que es queden hores en espera; els ordinadors s'apaguen o se suspenen segons la política d'informàtica de l'empresa.

En resum

Una oficina està buida la major part de la setmana, i gairebé tota la seva despesa inútil passa en aquestes hores. Perquè s'apagui sola no cal confiar en la memòria de ningú: un horari que l'oficina coneix, sensors de presència per zones i un mode tancament que s'activa quan surt l'últim. Llum, clima i aparells en espera s'apaguen a la seva hora, el que ha de continuar encès continua encès, i qui es queda fins tard no es queda a les fosques. La resta és mesurar: saber quant consumeix l'oficina quan no hi ha ningú és la millor manera de saber quant pot estalviar.