Martes, nueve de la noche. En la oficina ya no queda nadie, pero siguen encendidas las luces del fondo de la sala, el aire de la sala de reuniones lleva en marcha desde la reunión de las diez de la mañana, y las pantallas, la impresora y la cafetera esperan en reposo a que alguien vuelva mañana. No es culpa de nadie: la regla de siempre, «el último que salga, que apague», tiene un fallo de diseño, y es que casi nunca sabe uno que es el último.

Con octubre llega además la calefacción, y con ella el gasto que menos se ve: noches y fines de semana calentando despachos vacíos. La solución no pasa por pegar otro cartel junto al interruptor, sino por que la oficina se apague sola: por horario, por presencia y al cerrar.

Una oficina está vacía siete de cada diez horas

Haz la cuenta con una oficina normal, abierta de lunes a viernes de nueve a siete. Son 50 horas de actividad a la semana, y la semana tiene 168: la oficina pasa vacía 118 horas, siete de cada diez, sin contar festivos, puentes ni agosto. Todo lo que se quede encendido en ese tiempo es gasto sin nadie que lo aproveche.

Y se queda más de lo que parece. La luz de las zonas por las que ya no pasa nadie; la climatización —normalmente el mayor consumo de una oficina— funcionando para una sala vacía; y una larga lista de aparatos en espera: pantallas, impresoras, la cafetera, el calentador del office. Cada uno por separado consume poco, pero sumados y multiplicados por 118 horas a la semana se notan en la factura.

Tres capas: horario, presencia y cierre

Una oficina que se apaga sola no depende de una sola regla, sino de tres que se complementan.

1. El horario

La base es un calendario que la oficina conoce: días laborables, festivos, horario de verano, vacaciones de agosto. Con él, la climatización arranca un rato antes de que llegue el primero —para que a las nueve la sala esté a temperatura— y se detiene un poco antes de la hora de salida, aprovechando la inercia del edificio. Lo mismo con la iluminación general y con los enchufes de los aparatos que no tienen por qué pasar la noche en espera.

2. La presencia, zona a zona

El horario pone el marco; la presencia decide dentro de él. La sala de reuniones, los aseos, el office, el archivo o los pasillos no necesitan luz ni clima si no hay nadie, y un sensor por zona se encarga de ello. Aquí hay un detalle que marca la diferencia: en un puesto de trabajo hace falta un sensor de presencia, capaz de detectar a alguien que está quieto delante del ordenador, y no uno de movimiento, que apagaría la luz a quien lleva diez minutos leyendo un contrato. Lo explicamos con más calma en el artículo sobre luces automáticas y sensores de presencia.

Las luminarias junto a las ventanas pueden, además, regularse con la luz natural: en una mañana clara de Barcelona, la primera fila de mesas apenas necesita luz artificial.

3. El cierre

La tercera capa es la que resuelve lo de «el último que salga». En lugar de depender de la memoria de nadie, la oficina se apaga cuando la última persona arma la alarma o sale con su código: en ese momento se activa el modo cierre, que apaga luces, clima y los enchufes de pantallas, impresora y cafetera, y deja encendido solo lo que tiene que quedarse encendido. Es la otra mitad de algo que ya hace el control de accesos en oficinas y locales: si el primero en llegar lo enciende todo con su entrada, el último en irse lo apaga todo con su salida.

Lo que no se apaga nunca

Un modo cierre bien hecho sabe también lo que no debe tocar:

  • El rack, el router y el SAI. La red, la centralita y el servidor tienen que seguir vivos de noche: copias de seguridad, acceso remoto, actualizaciones.
  • La nevera del office, por razones obvias.
  • Las cámaras y la alarma, que precisamente empiezan su turno cuando se va todo el mundo.
  • Los ordenadores. Cortar la corriente a un equipo encendido puede hacer perder trabajo. Lo que se apaga son pantallas y periféricos; los ordenadores se apagan o se suspenden según la política de informática de la empresa.

¿Y si alguien se queda hasta tarde?

Es la objeción más habitual, y tiene respuesta: la oficina no se apaga encima de nadie. Mientras el sensor detecta a alguien en su zona, esa zona sigue encendida aunque el horario haya terminado; el resto de la oficina se apaga. Antes de apagar una zona, la luz baja un momento a modo de aviso, y un pulsador en la pared o la app permiten prolongar luz y clima una o dos horas más. El modo cierre completo solo llega cuando sale el último.

La climatización, el mayor gasto y el más fácil de olvidar

Si hay que elegir por dónde empezar, casi siempre es por el clima. Es lo que más consume y lo que más se olvida encendido, porque no se ve: una luz encendida en una oficina vacía llama la atención desde la calle, pero un split calentando una sala de reuniones vacía no lo ve nadie. Ligar el clima al horario de apertura y a la ocupación real elimina ese gasto fantasma: nada de aire a tope en una sala vacía ni calefacción encendida toda la noche.

Dos reglas sencillas hacen el resto. Las salas de reuniones solo se climatizan cuando se usan. Y si alguien abre una ventana con la calefacción o el aire en marcha, el clima de esa zona se pausa hasta que se cierra.

Lo que ya exige la normativa

Nada de esto es una idea nueva: es lo que la normativa ya pide a los edificios de cierto tamaño.

A una oficina pequeña en un local de alquiler no se le exige nada de esto. Pero la lógica es exactamente la misma: si a los edificios grandes se les obliga, es porque funciona.

Medir antes de decidir

La forma más honesta de saber cuánto se puede ahorrar es mirar lo que consume la oficina cuando no hay nadie. El consumo de un domingo a las tres de la madrugada es, casi entero, gasto que nadie usa: lo que queda en espera, lo que se quedó encendido, lo que nunca se apaga y quizá debería. Con un medidor en el cuadro eléctrico se ve en una semana, y a partir de ahí cada decisión tiene un número detrás.

Ese es el punto de partida de la auditoría inicial, que es gratuita: cuantifica el ahorro esperable en tu caso concreto antes de que inviertas nada.

Cuánto se ahorra y cuánto cuesta

Depende del punto de partida —no ahorra lo mismo una oficina donde todo se queda encendido que una donde alguien ya apaga a conciencia—, pero la automatización de iluminación y climatización permite reducir hasta un 40% el consumo eléctrico. La cifra real de tu oficina es la que sale de la auditoría, no la de un folleto.

La instalación tampoco para la actividad. Al trabajar con sistemas inalámbricos no hay obras, y se hace fuera de horario o por fases si es necesario; la mayoría de instalaciones se completan en una sola jornada. Los proyectos completos parten desde 2.500 €, y en la página de domótica para empresas tienes el resto de lo que hacemos en oficinas, hoteles y locales.

Dudas habituales

¿Y si alguien se queda trabajando hasta tarde?

La oficina no se apaga encima de nadie. Mientras un sensor de presencia detecta a alguien en su zona, esa zona sigue encendida aunque el horario haya terminado; el resto se apaga. Antes de apagar, la luz baja un momento a modo de aviso, y un pulsador o la app permiten prolongar la luz y el clima de esa zona una o dos horas más. El modo cierre completo solo llega cuando sale el último.

¿Hay que cambiar el aire acondicionado o las luminarias?

Casi nunca. Lo habitual es controlar lo que ya hay: módulos detrás de los interruptores o control por zonas con DALI o Zigbee para la iluminación, y el propio equipo de climatización integrado en el sistema, sea un split, un cassette o un sistema por conductos. En la visita comprobamos qué admite cada aparato antes de proponer nada.

¿Se puede hacer en una oficina de alquiler?

Sí. Al trabajar con sistemas inalámbricos no hay obras: sensores a pila, módulos que se colocan detrás de los interruptores existentes y un pequeño servidor en el rack o en un armario. No se toca la estructura del local, y si la empresa se traslada, la mayor parte del equipo se desmonta y se va con ella.

¿Los sensores vigilan a los empleados?

No. Un sensor de presencia sabe si hay alguien en una zona, no quién es ni qué hace: no graba imagen ni sonido. Y como instalamos sistemas 100% locales, horarios, consumos y accesos se procesan y almacenan en la propia instalación, no en servidores de terceros. Si además hay control de accesos con códigos por empleado, conviene informar a la plantilla, como con cualquier registro de entradas.

¿Qué pasa con los ordenadores y el servidor?

No se les corta la corriente: apagar de golpe un ordenador encendido puede hacer perder trabajo, y el servidor, el router, el SAI y el rack de red tienen que seguir funcionando de noche. El modo cierre apaga pantallas, impresoras y cafetera, que son las que se quedan horas en espera; los ordenadores se apagan o se suspenden según la política de informática de la empresa.

En resumen

Una oficina está vacía la mayor parte de la semana, y casi todo su gasto inútil ocurre en esas horas. Para que se apague sola no hace falta confiar en la memoria de nadie: un horario que la oficina conoce, sensores de presencia por zonas y un modo cierre que se activa cuando sale el último. Luz, clima y aparatos en espera se apagan a su hora, lo que tiene que seguir encendido sigue encendido, y quien se queda hasta tarde no se queda a oscuras. Lo demás es medir: saber cuánto consume la oficina cuando no hay nadie es la mejor forma de saber cuánto puede ahorrar.